Sistem informasi data kehadiran guru dan tenaga kependidikan merupakan aplikasi pencatatan kehadiran secara online untuk guru dan tenaga kependidikan lainnya di sekolah negeri dan sekolah swasta seluruh Indonesia. Proses pencatatan data kehadiran dilakukan oleh sekolah yang terhubung dengan internet secara langsung. Proses pencatatan kehadiran untuk versi awal dapat dilakukan secara harian dan bisa juga dilakukan mingguan atau bulanan.
Untuk dapat mencatatkan kekadiran guru kedalam sistem, ada dua user yang dapat digunakan sebagai akses kedalam sistem :
1. Login dengan userid kepala sekolah
2. Login dengan userid operator dapodik
Kedua userid tersebut terupdate datanya secara langsung dari data dapodik (baik Dapodikdasmen maupun Dapodikpaud.)
Perubahan userid dan password dilakukan melalui aplikasi dapodik disekolah masing-masing. Perubahan userid dan password yang dilakukan di aplikasi dapodik akan terakomodir di Sistem Data
Hadir Guru dan Tenaga Kependidikan setelah dilakukan syncron. Data pengguna akan terupdate di sistem DHGTK setelah 2 (dua) hari berhasil syncron.
Dalam Aplikasi DHGTK terdapat tiga menu utama yaitu (1). Beranda; (2). Kehadiran; (3). Keluar Aplikasi. Seprti gambar dibawah ini :
Gambar : Menu utama DH-GTK
1. Beranda Pada menu beranda terdapat sub menu yaitu :
a. Profil sekolah (1)
b. Data Pengguna (2)
c. Visual Siklus Pekerjaan sebelum dan sesduah terbit SKTP (3)
Gambar : Tampilan Bernada
2. Kehadiran Pada menu Kehadiran terdapat sub menu meliputi :
a. Data Sekolah (1)
b. Data Guru Dan tenaga Kependidikan (GTK) (2)
c. Tampilan informasi Kehadiran (3)
Gambar : Informasi kehadiran
Dibawah Menu “Data sekolah” disajikan (1) Profil Sekolah dan (2) Kalender Sekolah, seperti gambar dibawah ini :
1. Keluar Aplikasi Menu ini digunakan jika pengerjaan atau mengisi kehadiran GTK telah selesai, sehingga untuk keluar dari aplikasi maka tinggal klik tombol “Keluar dari Aplikasi”
Gambar : Menu “keluar Aplikasi”
1.2 Peran dan Tangggung Jawab 1.2.1 Kepala Sekolah Kepala sekolah merupakan manajer di satuan pendidikan yang dipimpinnya, maka terkait dengan adanya Daftar Hadir Guru dan Tenaga Kependidikan (DHGTK) yang dikeluarkan oleh Dirgen GTK, maka kepala sekolah seharusnya segera untuk: - Mengalokasikan pembiayaan (dana BOS) untuk pelaksanaan DHGTK karena dilaksanakan secara full online - Menunjuk atau menugaskan petugas khusus untuk melakukan pengerjaan absen online ini baik dari Operator sekolah maupun dari GTK yang ada di satuan pendidikan dengan disertai surat penugasan dari kepala sekolah. - Segera melakukan sosialisasi kepada para GTK di lingkunagn satuan pendidikannya terkait dengan adanya absen online (DHGTK) yang berkaitan langsung dengan pemberi tunjangan profesi. - Setiap bulan atau pertriwulan kepala sekolah mencetak SPJTM untuk mengunci kehadiran GTK - Melaksanakan pengisian DHGTK dengan sebenar-benarnya dengan menjungjung tinggi kejujuran dalam mengisi kehadiran GTK - Memantau dan mengevaluasi petugas absen online (DHGTK) setiap hari
1.2.2 Petugas Absen (Operator/Petugas Khusus) Peran dan tanggung jawab dari petugas absen adalah sebagai berikut : - Segera melaksanakan tugas yang diberikan kepala sekolah sesuai dengan surat tugas yang diberikan - Mengisi daftar hadir GTK setiap hari dengan asas Kejujuran dan tanggung jawab - Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan kepala sekolah dan GTK terkait proses pelaksanaan pengisin DHGTK - Memberikan laporan kepada kepala sekolah terkait dengan proses pelaksanaan dan pengisisn DHGTK
1.3 Browser Browser internet modern meliputi : Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Comodo, UC Browser. Akan tetapi dalam penggunaan DHGTK lebih dianjurkan untuk menggunakan Google Chrome.
BAB 2 PANDUAN PENGGUNAAN
2.4 LOGIN KEPALA SEKOLAH
2.4.1 Alamat DHGTK Laman DHGTK yang digunakan adalah sebagai berikut : - http://hadir.gtk.kemdikbud.go.id/ - http://223.27.144.195:2017/index.php
Gambar : Tampilan WEB DH-GTK
2.4.2 Login Kepala Sekolah Setelah Mengunjungi alamat di atas maka akan menemukan tampilan seperti gambar di bawah ini. Lalu Kepala Sekolah segera melakukan login dengan cara mengklik “LOGIN SEKOLAH”
Gambar : Login Sekolah
Perhatikan gambar di atas. Tulisan “Login Sekolah” maka akan otomatis menuju ke laman LOGIN seperti dibawah ini :
Pada saat akan Login maka yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut. :
1. Ketik NPSN Sekolah anda Contoh ; 12345678
2. Masukan userid Kepala sekolah yang sudah terinput di Aplikasi Dapodik. Contoh: aaaaaabbbb@gmail.com
3. Masukan Pasworrd yang sudah di input di dapodik Contoh : ********
4. Masukan kode sesuai yang tertulis
5. Kemudian Klik “LOGIN”
2.4.3 Tampilan Setelah Login Setelah berhasil login maka akan bertemu dengan visual seperti gambar di bawah ini. Pada visual ini meliputi beberapa fitur meliputi :
1. Beranda
2. Kehadiran
3. Keluar Aplikasi
4. Siklus Pekerjaan sebelum dan sesudah terbit SKTP
Gambar ; Tampilan DH-GTK setelah berhasil Login
Pada Menu Beranda tedapat sub menu :
1. Profil Sekolah
2. Kunci dan Buat SPTJM
3. Data Pengguna
2.4.4 Mengisi/membuat Kalender Sekolah Untuk bisa membuat kalender sekolah, kita terlebih dahulu harus mengklik Menu KEHADIRAN : setelah diklik maka akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah ini .
Contoh Membuat Kalender Sekolah : Misalnya membuat tanggal 1 Januari 2018 itu Libur maka tahapannya adalah sebagai berikut.
1. Perhatikan Form Tambah Kelender di bawah ini :
Untuk membuat kalender sekolah maka tahapan yang harus di lakukan adalah:
1. Klik “Kehadiran”
2. Perhatikan Data Sekolah
3. Perhatikan Kalender Sekolah
4. Jika Belum ada kalendernya maka klik “Tambah Baru”
5. Setelah klik “tambah baru” maka akan muncul form isian membuat kalender.
Kemudian buatlah kalender sekolah sesuai dengan kalender yang digunakan
Pilih jenis libur yang diinginkan.
Perhatikan ini hasilnya :
2. Setelah terisi Jenis Libur, dan Mulai Tanggal-Sampai Tanggal, maka tulis Keterangan liburnya. Tahapan berikutnya Klik Simpan dan Ok. Maka akan tampil seperti pada gambar berikut
3. Jika mau membuat kalender sekolah lainnya maka tahapan pembuatannya sama dengan poin 1-2 di atas
4. Pada pembuatan kalender ada perintah Tambah Baru, Hapus Semua, dan Tampilkan Template. Fungsi dari masing-masing tab tersebut adalah: Tambah baru untuk membuat kalender yang baru. Hapus semua untuk menghapus seluruh kalender sekolah yang telah dibuat.
5. Tampilkan Template itu dibuat oleh Operator Dinas Prov/Kab/Kota
6. Kalender ini berfungsi untuk menandai hari kerja dan libur pada absen/ saat mengisi kehadiran
2.4.5 Mengisi kehadiran Klik Menu “Kehadiran”, maka akan Muncul gambar seperti dibawah ini :
Setelah melihat tampilan seprti gambar diata, maka yang harus di lakukan adalah sebagai berikut :
1. Langsung menuju ke informasi kehadiran
2. Pilih semester yang berjalan
3. Kemudian Pilih Bulan yang berjalan saat ini.
4. Setelah menentukan Semester dan Bulan, selanjutnya kita menuju ke tab membuat daftar hadir.
Klik menu “Buat daftar hadir” maka akan muncul notifikasi seprti ini
Setelah di pilih maka tentukan semester yang berjalan. Ada dua istilah dalam semester ini :
1. 20171 (Juli-Desember 2017) artinya semester 1 tahun pelajaran 2017-2018 2. 20172 (Janurai-Juni 2018) artinya semester 2 tahun pelajaran 2017-2018
Setelah ditentukan semester maka akan tampil seperti ini
Memilih bulan yang berjalan itu sangat penting karena untuk menentukan bulan yang berjalan, dan bisa di isi daftar hadirnya dan tersimpan. Karena jika bulan yang dipilih bukan bulan yang berjalan maka hasil pengsiannya tidak tersimpan. Jika memilih bulanJanuari maka akan tampil seprti dibawah ini :
Setelah muncul notif seperti gambar di atas maka klik “OK” dan selanjutnya klik menu simpan dan refersh. Seperti pada gambar di bawah ini..
Hasilnya akan nampak seperti gambar di bawah ini …
Kalau sudah terbentuk form Kehadiran maka tinggal mengisi sesuai kondisi nyata di lapangan dengan cara :
1) Jika dinyatakana hadir maka lakukan “Chelklist” pada form absen
2) Jika dinyatakan tidak hadir maka lakukan “Uncheklist” pada form absen
3) Dampak “uncheklist” warna yang tampil akan berbeda sesuai dengan ketarangan absen GTK yang bersangkutan.
4) Berikut warna yang menandai absen sesuai kondisi yang bersangkutan
5. Jika ingin mengetahui rekap absen setiap GTK dan datanya maka caranya adalah dengan mengklik nama GTK pada Form Absen.
2.4.6 Input Surat Izin/Dinas Luar/Sakit
1. Mengisi Surat Izin
2. Tampilan Setelah di isi surat izin adalah sebagai berikut
Untuk mengisi Surat izin/Dinas luar/sakit adalah dengan cara sebagai berikut: 1. Pilih nama GTK di Form Absen/ Kehadiran 2. Kemudian pilih menu (input Surat izin) 3. Maka akan tampil form isian input surat izin 4. Isilah tabel surat izin sesuai permintaan form 5. Setelah terisi maka pilih “SIMPAN” dan klik “OK” 6. Kemudaian lakukan reload web atau tekan F5
Warna yang tampil di form kehadiran akan sesuai dengan izin yang dimaksud, seperti sakit, tugas luar, dan izin.
2.4.7 Mencetak SPTJM 1) Mengunci Kehadiran bisa dilakukan perbulan atau pertriwulan. 2) Sub menu Cetak SPTJM muncul ketika memilih Menu “Kehadiran” seperti padagambar di bawah ini . jika diklik (pilih) maka akan muncul Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM)
Gbr. 1 SPTJM Gbr. 2 SPTJM
Rekapitulasi Absen Perbulan
3) Setelah muncul surat pernyataan maka kepala sekolah wajib menentukan pilihan untuk mengunci daftar hadir pada bulan yang telah dilaksanakan/dilalui. Perhatikan gambar di bawah ini.
4) Keterangan : Beri tanda centang (√) pada Kotak dialog saya setuju dan pada kunci daftar hadir. Jika itu dilakukan maka secara otomatis absen pada bulan tersebut sudah terkunci tidak bisa di isi kembali (diperbaiki). Kecuali menghubungi admin DHGTK Pusat. 5) Jika sudah mengunci Daftar Hadir maka jangan lupa Simpan dan kemudian refresh.
6) Setelah tersimpan maka silahkan Cetak SPTJM denga cara mengklik CETAK PDF
2.5 LOGIN OPERATOR/PETUGAS ABSEN SEKOLAH Login Operator sekolah pada prinsipnya sama dengan login Kepala sekolah, hanya yang mebedakan pada login Operator/Petugas Absen sekolah mengenai hak Akses “Pembuatan dan Pencetakan SPTJM” Pembuatan dan pencetakn SPTJM bisa tampil jika login oleh Userid Kepala sekolah, sedangkan Login Operator/Petugas Absensi tidak ditampilkan, berikut langkah-langkah yang disajikan untuk operator/Petugas Absensi Sekolah :
2.5.1 Alamat DHGTK Laman DHGTK yang digunakan adalah sebagai berikut : - http://hadir.gtk.kemdikbud.go.id/ - http://223.27.144.195:2017/index.php
Gambar : Tampilan WEB DH-GTK
2.5.2 Login Operator Setelah Mengunjungi alamat di atas maka akan menemukan tampilan seperti gambar di bawah ini. Lalu Kepala Sekolah segera melakukan login dengan cara mengklik “LOGIN SEKOLAH”
Gambar : Login Sekolah Perhatikan gambar di atas. Tulisan “Login Sekolah” maka akan otomatis menuju ke laman LOGIN seperti dibawah ini :
Pada saat akan Login maka yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut. :
6. Ketik NPSN Sekolah anda Contoh ; 12345678 7. Masukan userid Kepala sekolah yang sudah terinput di Aplikasi Dapodik. Contoh: aaaaaabbbb@gmail.com 8. Masukan Pasworrd yang sudah di input di dapodik Contoh : ******** 9. Masukan kode sesuai yang tertulis 10. Kemudian Klik “LOGIN”
2.5.3 Mengisi/Membuat Kalender Sekolah Untuk bisa membuat kalender sekolah, kita terlebih dahulu harus mengklik Menu KEHADIRAN : setelah diklik maka akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah ini .
Contoh Membuat Kalender Sekolah :
Untuk membuat kalender sekolah maka tahapan yang harus di lakukan adalah: 6. Klik “Kehadiran” 7. Perhatikan Data Sekolah 8. Perhatikan Kalender Sekolah 9. Jika Belum ada kalendernya maka klik “Tambah Baru” 10. Setelah klik “tambah baru” maka akan muncul form isian membuat kalender.
Kemudian buatlah kalender sekolah sesuai dengan kalender yang digunakan
Misalnya membuat tanggal 1 Januari 2018 itu Libur maka tahapannya adalah sebagai berikut. 1. Perhatikan Form Tambah Kelender di bawah ini :
2. Setelah terisi Jenis Libur, dan Mulai Tanggal-Sampai Tanggal, maka tulis Keterangan liburnya. Tahapan berikutnya Klik Simpan dan Ok. Maka akan tampil seperti pada gambar berikut
3. Jika mau membuat kalender sekolah lainnya maka tahapan pembuatannya sama dengan poin 1-2 di atas 4. Pada pembuatan kalender ada perintah Tambah Baru, Hapus Semua, dan Tampilkan Template. Fungsi dari masing-masing tab tersebut adalah: Tambah baru untuk membuat kalender yang baru.
Pilih jenis libur yang diinginkan.
Perhatikan ini hasilnya :
Hapus semua untuk menghapus seluruh kalender sekolah yang telah dibuat. 5. Tampilkan Template itu dibuat oleh Operator Dinas Prov/Kab/Kota
Kalender ini berfungsi untuk menandai hari kerja dan libur pada absen/ saat mengisi kehadiran
2.5.4 Mengisi Kehadiran Klik Menu “Kehadiran”, maka akan Muncul gambar seperti dibawah ini :
Setelah melihat tampilan seprti gambar diata, maka yang harus di lakukan adalah sebagai berikut :
1. Langsung menuju ke informasi kehadiran
2. Pilih semester yang berjalan
Setelah di pilih maka tentukan semester yang berjalan. Ada dua istilah dalam semester ini :
3. 20171 (Juli-Desember 2017) artinya semester 1 tahun pelajaran 2017-2018 4. 20172 (Janurai-Juni 2018) artinya semester 2 tahun pelajaran 2017-2018
Setelah ditentukan semester maka akan tampil seperti ini
3. Kemudian Pilih Bulan yang berjalan saat ini.
4. Setelah menentukan Semester dan Bulan, selanjutnya kita menuju ke tab membuat daftar hadir.
Klik menu “Buat daftar hadir” maka akan muncul notifikasi seprti ini
Setelah muncul notif seperti gambar di atas maka klik “OK” dan selanjutnya klik menu simpan dan refersh. Seperti pada gambar di bawah ini..
Hasilnya akan nampak seperti gambar di bawah ini …
Memilih bulan yang berjalan itu sangat penting karena untuk menentukan bulan yang berjalan, dan bisa di isi daftar hadirnya dan tersimpan. Karena jika bulan yang dipilih bukan bulan yang berjalan maka hasil pengsiannya tidak tersimpan. Jika memilih bulanJanuari maka akan tampil seprti dibawah ini :
Kalau sudah terbentuk form Kehadiran maka tinggal mengisi sesuai kondisi nyata di lapangan dengan cara : 1) Jika dinyatakana hadir maka lakukan “Chelklist” pada form absen 2) Jika dinyatakan tidak hadir maka lakukan “Uncheklist” pada form absen 3) Dampak “uncheklist” warna yang tampil akan berbeda sesuai dengan ketarangan absen GTK yang bersangkutan. 4) Berikut warna yang menandai absen sesuai kondisi yang bersangkutan
5. Jika ingin mengetahui rekap absen setiap GTK dan datanya maka caranya adalah dengan mengklik nama GTK pada Form Absen.
2.5.5 Mencetak/Mengisi Surat Izin 1 Mengisi Surat Izin
2 Tampilan Setelah di isi surat izin adalah sebagai berikut
2.3 LOGIN GURU DAN TENAGA KEPENDIDIKAN (GTK) Login GTK berfungsi untuk melihat rekap kehadiran masing-masing GTK, dengan cara memsaukan “NUPTK” Llau tekan “Enter”, seprti gambar dibawah dan silakan klik https://zonaedu.id/wp-content/uploads/2018/03/Panduan-Penggunaan-DHGTK-Sekolah.pdf untuk panduan lengkapnya
Tidak ada komentar:
Posting Komentar